Télétravail : quels frais peut-on se faire rembourser par son employeur ?

La problématique des frais liés au télétravail : quels frais peut-on se faire rembourser par son employeur ?

Pour les entreprises adhérentes au Medef, à la CGPME et à l'U2P par exemple, ce remboursement est toujours prévu dans le cadre de l’accord national interprofessionnel de 2005, qui a été repris dans la loi du 22 mars 2012 sur la simplification du droit des entreprises. Y est ainsi indiqué que “l'employeur est tenu à l'égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci”.

Mais, de manière plus générale, tous les employeurs sont tenus de prendre à leur charge certains frais engendrés par les salariés en télétravail. Ainsi, sauf si le télétravailleur utilise son propre équipement, l'entreprise doit donc lui fournir ordinateur, téléphone, connexion internet, forfait mobile... Et/ou rembourser les dépenses engagées dans le cadre du télétravail, qui peuvent inclure, par exemple, les consommables informatiques ou un fauteuil ergonomique, mais également une partie des forfaits personnels, de la facture d'électricité, voire du loyer, au prorata de l'usage professionnel. Et ce, même pendant la crise sanitaire, et même en l’absence d’accord ou de charte d’entreprise le prévoyant.

Ces frais peuvent être remboursés "au réel" sur justificatifs. "Ils peuvent aussi faire l'objet d'une indemnité forfaitaire de l'employeur dans la limite de dix euros par mois pour une journée de télétravail par semaine selon l’Urssaf, soit cinquante euros pour cinq jours"

Le cas particulier de l’indemnité d’occupation du domicile

Dans certains cas, cette allocation forfaitaire peut comprendre une indemnité d’occupation du domicile. En temps normal, “si le salarié est placé en télétravail à la demande de l’employeur et si aucun local professionnel n’est mis à sa disposition, il doit être indemnisé pour l’occupation de son domicile”. Et ce, même si aucun accord ou charte d’entreprise ne le prévoit. Le montant de cette indemnité n’est pas fixé par la loi, car il dépend de plusieurs facteurs, et notamment de la proportion du logement occupée par le salarié pour son “bureau à domicile”. Mais de manière générale, cette indemnité se compte en plusieurs dizaines d’euros par mois.

L'employeur est également censé payer l'extension de garantie pour le travail à domicile que peuvent réclamer par certains assureurs, ainsi qu'un éventuel audit de conformité de l'installation électrique du domicile du télétravailleur, si ce dernier ne peut pas justifier de sa conformité

 

Le point de vue de l’URSSAF

Les dépenses engagées dans le cadre du télétravail sont considérées comme des frais professionnels et peuvent être exclues de l’assiette des cotisations.

Trois catégories de frais peuvent être identifiées :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et fournitures diverses.

Le tableau ci-après décrit les modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels et donc exclus de la base de calcul des cotisations (avec un plafonnement de 50 % de certains frais).

Voir le tableau évaluation des frais engagés par le salarié en télétravail :

https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels/evaluation-des-frais-engages-par.html

Lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut pas prétendre à l’exonération de frais professionnels engagés par un salarié utilisant son propre matériel.

En cas de pandémie grippale et de recours au télétravail, si l’employeur est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exonérée de cotisations sociales quel que soit ce temps professionnel.

Si, au contraire, l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Les titres-restaurants et le télétravail

Attribution de titres-restaurants à un salarié exerçant son activité en télétravail

Le télétravailleur est un salarié à part entière. Il bénéficie des mêmes droits individuels et collectifs que ses collègues travaillant au sein de l’entreprise, que ce soit en termes de :

• Rémunération (elle ne doit pas être inférieure au minimum prévu pour une personne de même qualification occupant un poste de même nature) ;
• Politique d’évaluation ;
• Formation professionnelle ;
• Avantages sociaux (titres-restaurant, chèques vacances…).

Si les salariés de l’entreprise bénéficient des titres-restaurants, il en est de même pour les télétravailleurs à domicile, nomades ou en bureau satellite.

Les conditions de travail du télétravailleur doivent être équivalentes à celles des travailleurs exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise, pour l’attribution de titres-restaurants : une journée organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas.

C’est la commission nationale des titres restaurant qui fixe les conditions d’attribution des titres restaurant.
Ainsi, le bénéfice des titres restaurant pour les salariés en télétravail fait suite à un changement de position de la CNTR en 2011